von Christina Wittwer
Entschädigung im Homeoffice
Wer stellt die Arbeitsgeräte und das Material?
In der Zwischenzeit hat sich die (teilweise) Homeoffice-Tätigkeit in der Arbeitswelt etabliert und wird von Mitarbeitenden und Arbeitgebern rege genutzt. Dabei wird auf unterschiedliche Modelle zurückgegriffen: Die Tätigkeit im Homeoffice kann tageweise oder umfassend sein und sowohl Wahl oder Pflicht. Auch vor dem Hintergrund der verschiedenen Möglichkeiten eine allfällige Homeoffice-Tätigkeit auszugestalten, stellt sich die Frage, wie es sich mit den Arbeitsgeräten und -materialien sowie Auslagen im Homeoffice verhält – und ob eine Entschädigung für Homeoffice zu leisten ist.
Einleitung
Grundsätzlich gilt der vertraglich vereinbarte Arbeitsort als der Ort, an dem die Arbeitspflicht zu erfüllen ist. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben das Recht und die Pflicht, die Arbeitsleistung am vereinbarten Arbeitsort zu beziehen respektive zu erbringen. Im gegenseitigen Einvernehmen kann der Arbeitsort verlegt werden, z.B. ins Homeoffice. Heute sehen denn auch bereits verschiedene Arbeitsverträge oder Zusätze dazu das Homeoffice als hauptsächlichen Arbeitsort vor. Diesfalls sollten Arbeitgeber jedoch vorgängig prüfen, ob durch die Verlegung des Arbeitsortes des Mitarbeitenden in das Homeoffice nicht eine Betriebsstätte begründet wird. Ein Anspruch des Mitarbeitenden, seine Arbeit (teilweise) im Homeoffice auszuüben, besteht von Gesetzes wegen jedoch nicht.
Fraglich hingegen ist, ob der Arbeitsort auch einseitig, d.h. auf Anweisung des Arbeitgebers hin ins Homeoffice verlegt werden kann. Zumindest in Zeiten des Covid-19-bedingten Lockdowns war das durch den Arbeitgeber angeordnete Homeoffice (Pflicht-Homeoffice) zulässig. Dies war mitunter aufgrund der Vorgaben des Bundesamts für Gesundheit (BAG) und aufgrund der korrekten Umsetzung der vom Bundesrat erlassenen Empfehlungen gerechtfertigt. Abgesehen von solch (vergleichbaren) Ausnahmesituationen dürfte die einseitige Anordnung von Homeoffice im Grundsatz nicht zulässig sein, es sei denn, der Arbeitgeber habe sich ein entsprechendes Recht vertraglich vorbehalten.
Entsprechend wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem freiwilligen Homeoffice, d.h. die (teilweise) Homeoffice-Tätigkeit erfolgte auf Wunsch des Mitarbeitenden, und dem angeordneten (Pflicht-)Homeoffice. Dies ist beides insbesondere entscheidend in Bezug auf die Frage der Tragung der Kosten für das Homeoffice.
Wer stellt die Arbeitsgeräte und das Material?
Gemäss Art. 327 OR stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden die Geräte und das Material zur Verfügung, die dieser zur Verrichtung seiner Arbeitspflicht benötigt. Stellt der Mitarbeitende, im Einverständnis mit dem Arbeitgeber, die Geräte oder das Material für die Ausführung der Arbeit selbst zur Verfügung, so ist er dafür angemessen zu entschädigen, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist. Im Rahmen der Entschädigungspflicht des Arbeitgebers werden nur die effektiv entstandenen Kosten für Arbeitsgeräte und Materialien vergütet, die im direkten Zusammenhang zur Arbeitsleistung stehen. Werden private Geräte genutzt, ist eine anteilsmässige Entschädigung zu entrichten.
Unter den Begriff der Arbeitsgeräte und des Materials fallen bei Büropersonal namentlich Computer, Laptop, Tastatur, Drucker, Druckerpatronen, Büromaterial, wie Papier, Notizblöcke und Ordner, ebenso wie der Arbeitstisch, Bürostuhl und ergonomische Hilfsmittel. Somit obliegt es dem Arbeitgeber, diese Arbeitsgeräte und dieses Material zu stellen oder – sofern der Mitarbeitende die Arbeitsgeräte und das Material stellt – diesen angemessen zu entschädigen. Eine anderslautende Vereinbarung kann jedoch vertraglich getroffen werden.
Diese Regelung gilt grundsätzlich auch für das Homeoffice. Um dieser Pflicht im Rahmen des freiwilligen Homeoffice nachzukommen, muss es jedoch ausreichen, wenn der Arbeitgeber am vertraglich vereinbarten Arbeitsort einen voll ausgestatteten Arbeitsort zur Verfügung stellt, auf den der Mitarbeitende während der Arbeitszeit zurückgreifen kann. Dementsprechend trifft den Arbeitgeber keine Pflicht, den freiwillig (teilweise) im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden an seinem Homeoffice-Arbeitsplatz mit Arbeitsgeräten und Material auszustatten oder ihn in diesem Zusammenhang zu entschädigen. Es empfiehlt sich aber dennoch, dies ausdrücklich, z.B. im Rahmen einer empfohlenen Homeoffice-Vereinbarung (vgl. auch nachstehend), festzuhalten. Anders verhält es sich bei angeordnetem Homeoffice(Pflicht-Homeoffice). Ordnet der Arbeitgeber an, dass der Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten muss, so hat der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte und das Material auch für das Homeoffice zu stellen oder den Mitarbeitenden für die Benutzung der eigenen Arbeitsgeräte und Materialien angemessen zu entschädigen (sofern vertraglich nicht anders verabredet).
Entschädigung für Homeoffice: Wer kommt für die Auslagen auf?
Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeitenden sämtliche durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen. Abreden, dass der Mitarbeitende die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig (Art. 327a Abs. OR).
Unter den Begriff der Auslagen, insbesondere auch im Zusammenhang mit einer (teilweisen) Homeoffice-Tätigkeit, können auch Kosten für Strom, Internetanschluss, Heizung, Miete, und Wasser fallen.